企业精选:流程管理秘籍之流程梳理和优化

大多数管理者都对流程梳理感兴趣,但是真正实施流程梳理起来又往往摸不着头绪,或者常以失败告终。他们失败的主要原因如出一辙:为梳理而梳理。作为管理者,要抓住流程梳理的奥秘,就必须对流程层层剖析,划分好层次、精简环节,抓住流程节点,并实时对流程过程执行监控,在找出流程病灶后,一一改善,流程才可能梳理得好,管理和执行力才能提高。本篇我们会在这里和大家探讨如何梳理流程、优化流程,从而提高生产效率。

一、分层次,让流程脉络更清晰

企业的流程如同江流河溪,有主干,也有分支,彼此相互依存、相互联系。管理者在制作流程时,必须站在企业发展战略的高度上,在总规划范围内,按照精准定位、精细梳理、调整组织架构、合理设置岗位的原则行事,建立由上至下、由整体到局部、由抽象到具体的流程逻辑关系。流程设置的正确方法往往是从企业的战略定位就开始的,从企业的目标体系往下分,把企业主要事务的工作互相衔接并优化组合,建立清晰的流程结构,之后再细分流程活动。

一个优秀流程框架必然涵盖流程之间的逻辑关系,同时它能够准确地反映企业部门之间的层次关系。这样,一旦业务模型建立了,制定出来的流程再复杂,也不会混乱不堪。所以,要想制定一张层次分明、脉络清晰的流程图,我们需要注意:

1.1 明确需要梳理的业务流程的范围

1.2 从顶层的业务流程开始分解,由粗及细

1.3 持续优化流程

流程梳理不是一个僵化的过程,它随着公司的业务发展而发展。当我们确定流程的层次以后,再快速地寻找薄弱的环节和有缺陷的流程就方便得多。甚至,我们透过明晰的流程脉络可以知晓:哪些流程在梳理时会影响到其它流程;哪些缺陷流程只需要轻微修改几个子流程,无需大动干戈。这对于管理者来说是非常重要的。这样管理者就能在梳理流程的同时,为避免影响到的相关工作,做好预防和准备。

二、精简冗繁环节

如果企业的流程管理只是走个过场,图个形式,或者过于繁杂,设置了大量无关紧要的环节,那么就会造成重复的工作,浪费大量的时间和精力,使得企业的资源在无谓地消耗。有的时候,冗繁的流程还容易产生误操作,一旦失误,会给企业带去更大的损失。因此,舍弃一个可有可无的流程,往往能减少不必要的浪费,提高员工的工作效率,也能为企业的效益上带来不可忽视的改变。

如果流程中的各个环节结束后不能创造预期的价值,那么这个流程就缺乏存在的意义,继续保留这样的流程只会消耗更多的资源。所以,管理者必须善于发现和去除流程中缺少价值的环节,将有限的资源投入到其它流程中去,在总体上缩短流程周期。

另一方面,通过分析流程网络图,对流程进行内部控制分析,寻找流程中是否存在多余的环节。在此过程中,流程设计者必须考虑到企业内控的环境,一个环节一个环节的检查,那些重复的环节,就可以优化。同时,还要注意精简后的流程实际执行的情况,降低流程偏离目标的风险。对于一些相似的环节,以最大限度地去实现环节并轨,或者利用机器人节点的方式传递信息和执行流程,减少差错,缩短时间。

在流程梳理中,管理者要衡量各环节安排的合理度,保证环节衔接畅通。了解各环节的完成时间,提前处理被等待的环节,避免环节出现不必要的等待和混乱。

三、抓住流程节点

流程管理必须抓住关键节点才能让管理直达核心;否则,事无巨细,就会被流程操作中的细节和小问题所困扰,严重影响工作效率。

现代企业管理中,很多企业实施流程管理之后并没有取得相应的效果,这可能是流程混乱导致的。通常这类公司没有实施事务分级处理,致使总经理对公司大小审批事务一手抓,不仅难以保证流程的畅通运行,还增加了企业流程的运行成本。想要避免这个问题,最好的办法就是通过事务分级处理来解决。企业根据流程的不同层次,逐层分级处理,以此来拿捏各流程中的关键节点。这样既避免了单一责任人精力有限的问题,也让企业流程运行的成本大大降低,缩减了流程运作的周期。

此外,在优化流程时,并不是每个流程都需要优化和改造的,也不是每个流程都需要去控制。管理者在流程梳理前,一定要加以识别,看这个节点是否值得去优化,需要优化到什么程度,以及确定优化的先后顺序。当识别出流程的关键点后,再有的放矢地去改造这个流程,目的是实现这个关键点的标准化、合理化操作。这个关键点是保证执行高效和流程顺畅的核心。

四、控制执行流程,及时修正

企业部分流程上的偏失往往是因缺乏流程控制而造成的。在流程梳理时,管理者可以利用BPM工具中的流程图对流程进行诊断,能够简单明了的看清流程中包含的任务、任务之间的关系以及流程中的停顿、检查、幸存等环节,找出存在问题的环节。并在许多错综复杂的流程,通过设计多个控制环节,来检验流程和实际工作中是否存在偏差,能够大大降低流程偏离的风险。

管理者也可以通过六何分析法(5W1H分析法)对流程中选定的项目、工序或操作,从对象、目的、地点、时间、人员、方法这六个方面来提出问题,并对这些问题进行思考与分析,去纠正当前流程中出现的错误。只有这样细致地排查,向流程发问,管理者才能找到流程中的缺点,从而制定切实可行的改进方案。

结语

流程是具有一定生命周期的,它具有梳理、设计、开发、调试、部署、维护、优化乃至淘汰等一系列的过程。因此,企业管理者应该定期对流程进行评估和监控,通过不断发展、完善、优化业务流程来保持企业的高效运营。值得注意的是,流程优化并不推荐全面优化,企业可以根据实际情况选择核心的业务流程逐步优化提升。

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